Notuleren kan wél leuk zijn.

Veel mensen kijken op tegen notuleren, oftewel een verslag maken van een vergadering.

Met goede voorbereidingen zie je steeds minder op tegen het notuleren van een vergadering. Ik geef je een paar tips waarmee je de vergadering goed voorbereidt en je makkelijker en sneller aan het uitwerken kan beginnen.

10 tips om notuleren leuk te vinden

  1. Vraag minimaal een week voor de vergadering de stukken op. Dan heb je ruim de tijd om je in te lezen waar de vergadering over gaat.
  2. Informeer de klant dat je de vergadering opneemt. Zorg uiteraard voor een goed opname apparaat die bijgeluiden wegneemt.
  3. Lees 1 of misschien 2 keer de stukken rustig door totdat je voor jezelf denkt dat je het begrijpt.
  4. Maak alvast de blanco notulen in een voorbeeld verslag van het bedrijf, naar aanleiding van de agendapunten. Dan kan je tijdens de vergadering de notulen gelijk mee typen in de layout.
  5. Als je tijdens de vergadering iets niet mee kan typen, schrijf dan snel de tijd van je opname apparaat op. Dat scheelt in het naluisteren van je bandje.
  6. Zorg dat je zo snel mogelijk, bijvoorbeeld de volgende dag, tijd inplant om alvast je tekst te controleren op spelling en grammatica.
  7. Werk je notulen zo snel mogelijk uit, liefst binnen 2 à 3 dagen na de vergadering. Dan zit de vergadering nog vers in je hoofd.
  8. Nadat je notulen klaar zijn, lees ‘m de volgende dag nog 1 keer door. Je haalt dan altijd nog kleine foutjes uit je tekst.
  9. Lever je notulen binnen 1 week op. Dan heb jij zelf weer rust in je hoofd en is de klant blij dat ze de notulen snel hebben.
  10. Vraag je klant na 1 week (als ze zelf niet gereageerd hebben) of de notulen goed zijn aangekomen en of er nog op- of aanmerkingen zijn.

Na deze tips zal je zien dat  je tegen jezelf zegt: Dat viel eigenlijk wel mee!

Eigenlijk was het best leuk om te doen! Notuleren is wél leuk!   

 

Wil je meer tips of even sparren, neem dan contact op via www.caromanagementsupport.nl.

 

Laat een reactie achter